Nouvelle version 3.0

Emmanuel · Juin 11, 2025, 8:52

Maarch est fier d’annoncer la sortie de la toute nouvelle version de Maarch Digital Flow, notre plateforme de services de contenus (CSP) dédiée à la gestion intelligente du cycle de vie de l’information !

Maarch Digital Flow est une plateforme souveraine et open source de services de contenus (CSP) utilisée par les organisations pour centraliser la gestion du cycle de vie de l’information, soutenir les activités et la transformation numérique.

Il permet aux utilisateurs de collecter, stocker, sécuriser, organiser, utiliser, produire et diffuser aussi bien les informations structurées que documents numériques.

Ses principales fonctions sont l’acquisition multicanale, la collaboration sur la production et l’utilisation de l’information, le contrôle de conformité de l’information par rapport aux règles du métier, et la production d’une piste d’audit fiable.

Ses modules incluent des services de gestion :

des contenus numériques (format, métadonnées, conversion, rendering),
des données structurées,
des relations et de la complétude de l’information,
des transactions d’échange entre les acteurs,
des règles d’administration (sort final, stockage, confidentialité…),
des contacts et référentiels métiers,
des versions,
du classement,
la production de journaux de preuve,
l’édition de documents bureautique et PDF,
l’OCR, la RAD et la LAD,
la signature électronique,
le stockage sécurisé en coffre-fort numérique,
le workflow et BPM

En quoi est-ce novateur ?

Maarch Digital Flow est l’outil de la dématérialisation. Là où les GED classiques gèrent le document, MDF s’attache à organiser le cycle de vie de formulaires structurés issus de demandes en lignes, auxquels sont rattachés des pièces-jointes documentaires, elles-mêmes suivies dans leur cycle de vie.
intègre un coffre-fort électronique certifié pour la conservation des archives intermédiaires. Les archives définitives nécessitent toujours un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour la pérennisation (conservation > 10 ans).
C’est un système de GED qui agit aussi en logiciel d’archivage à valeur probatoire. MDF sera certifié Coffre-Fort numérique.
compatible avec du stockage Cloud. Il inclut aussi les contraintes RGPD de façon native, au niveau de la donnée et du contenu documentaire.

Notes de version v3.0

Nouveau moteur d’indexation et recherche

Maarch Digital Flow 3.0 intègre désormais un nouveau moteur de recherche en texte intégral ou en langage naturel, propulsé par ElasticSearch, une solution puissante et éprouvée pour la recherche et l’analyse de données en temps réel. Cette intégration améliore considérablement les capacités de recherche au sein de la plateforme, en offrant des résultats plus rapides, plus précis et plus pertinents.

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Ce moteur permet non seulement de gérer des volumes massifs de données, mais aussi d’exécuter des recherches en texte intégral, qu’il s’agisse de contenus documentaires, de commentaires ou de métadonnées, le tout avec une grande flexibilité.

Voici les points clés :

Recherche en texte intégral améliorée : trouvez rapidement des documents, notes, conversations et autres contenus avec des résultats pertinents basés sur la profondeur des correspondances.
Recherche en langage naturel : Le moteur de recherche intègre désormais une fonctionnalité avancée permettant la recherche de contenu via une question posée en langage naturel. Cette capacité est rendue possible grâce à un processus d’indexation des contenus effectué par un micro-service spécialisé. Ce micro-service exploite des technologies d’intelligence artificielle (IA) de pointe pour analyser et comprendre sémantiquement les informations indexées.
Performance optimisée : grâce à la puissance d’ElasticSearch, la recherche est capable de traiter de vastes quantités de données en temps réel, avec des réponses quasi instantanées.
Filtres et facettes personnalisables par agents : bénéficiez de filtres dynamiques et de facettes sur plusieurs champs (auteur, date, type de document, etc.), pour affiner vos recherches avec précision. Il est possible de fixer des valeurs par défaut, des valeurs en lecture seule ainsi que des valeurs de filtre masquées.
Affichage de résultats à la page : si l’indexation de documents est opérée à la page, une interface de navigation page à page spécifique sur les résultats est proposée à l’utilisateur accompagnée d’une prévisualisation rapide de la page du document.
Tris des résultats : trier les résultats suivant différents critères comme la date de modification ou la pertinence du résultat (tri par défaut)
Tolérance aux erreurs : la fonctionnalité de recherche propose des suggestions intelligentes en cas de fautes de frappe ou de requêtes mal formulées, garantissant ainsi une meilleure expérience utilisateur.
Scalabilité : la solution est hautement évolutive, capable de s’adapter aux besoins croissants en termes de données et d’utilisateurs sans perte de performance.

Formulaires et workflows

De nouveaux types de champs

Cette version introduit trois nouveaux types de champs pour les formulaires.

Les champs multivalués permettent aux utilisateurs de saisir et gérer des listes d’éléments tels que des adresses de diffusion, des articles ou des mots-clés.
Les zones de texte autorisent la saisie sur plusieurs lignes, pour des paragraphes descriptifs, des messages ou des questions et réponses.
Enfin les interrupteurs à bascule permettent des options d’activation ou désactivation d’indicateur, par exemple pour le caractère urgent ou important, les questions fermées (oui/non) ou les options.

Des champs plus dynamiques

Les valeurs de formulaire peuvent être renseignées automatiquement à l’affichage, pré-remplies avec des informations de contexte comme le nom de l’utilisateur ou la date, ou encore calculées selon des règles de constitution comportant des variables telles que l’année et un compteur, pour générer des numéros chrono.

Vous pouvez désormais lier les champs aux référentiels internes. On peut ainsi par exemple affecter des tâches et filtrer grâce à des champs de sélection des groupes et utilisateurs qui doivent intervenir dans le circuit. Couplé à un filtrage des vues par utilisateur ou groupe affecté, on obtient un tout nouveau système de circuit dynamique.

Des notifications

Cette version vous permet aussi d’envoyer des notifications par courriel chaque fois qu’un événement important se produit au sein d’un workflow, par exemple lorsque des tâches leurs sont assignées, que des approbations sont requises ou que de nouveaux éléments sont apportés dans le traitement d’un dossier. Les notifications sont personnalisables pour les différents types d’événements.

La combinaison des champs multivalués de type adresse mail, des liaisons avec le référentiel des utilisateurs et des notifications sur événement vous permettent de gérer des listes de diffusion de notifications aux utilisateurs. Que ce soit pour des équipes, des départements ou des clients, vous pouvez désormais automatiser vos notifications à des listes depuis l’application.

Toujours plus de collaboration

Les utilisateurs peuvent ajouter des annotations lors des actions effectuées dans un workflow, permettant ainsi de mieux documenter le contexte ou de fournir des instructions supplémentaires à chaque étape du processus. Ces annotations peuvent être rendues obligatoires. Elles contribuent à une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe et facilitent la traçabilité des décisions prises.

Il est possible d’ajouter des annotations privées à des documents, tâches ou workflows, visibles uniquement par l’auteur et par un groupe restreint de collaborateurs. Les utilisateurs peuvent ainsi initier des conversations privées directement liées à des éléments spécifiques, offrant un espace de communication confidentiel pour échanger des informations sensibles ou discuter de détails non visibles par l’ensemble de l’équipe ou les utilisateurs externes.

Vous pouvez désormais exporter des fiches récapitulatives et des dossiers d’impression, offrant une solution simple pour générer et partager des documents synthétiques. Pour les dossiers, un seul fichier compressé permet de récupérer la fiche récapitulative et l’ensemble des documents numériques contenus.

Dossiers de classement

Maarch Digital Flow 3.0 introduit une fonctionnalité avancée de gestion documentaire basée sur un système de classeurs virtuels. Cette innovation permet aux utilisateurs d’organiser leurs documents numériques avec une précision accrue, allant au-delà du simple classement par date ou type de fichier. Les classeurs offrent la possibilité de structurer l’information de manière intuitive et personnalisée, en adéquation avec les besoins spécifiques de chaque utilisateur ou équipe.

Des permissions peuvent être définies pour chaque classeur, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter, modifier ou supprimer des contenus.

Partage des contenus

Maarch digital Flow 3.0 propose désormais le partage de contenus à d’autres utilisateurs ou groupes d’utilisateurs avec une granularité de droits étendue (Lecture, modification, suppression, partage, annotations, transfert de propriété) afin de faciliter le travail collaboratif des équipes.

partage de dossiers
partage de documents
partage de classeurs

Amélioration de l’interface utilisateur

Cette version introduit une nouvelle présentation des éléments de liste en bloc pour améliorer la lisibilité et la personnalisation de l’interface. Désormais, les listes des tâches peuvent être affichées sous forme de blocs, avec des mises en page flexibles sur plusieurs lignes et colonnes, incluant des icônes et des couleurs.

Des boutons de navigation « précédent » et « suivant » sont disponibles sur la fiche détaillée des dossiers et documents lorsqu’elle a été ouverte depuis une liste des tâches, permettant une navigation rapide et simple entre les éléments des listes.

Les écrans de détail des dossiers et documents incluent la navigation bidirectionnelle dans les relations. Ceci permet, par exemple depuis un résultat de recherche qui affiche un document, de naviguer vers le dossier qui le contient.

Une page d’accueil configurable vous permet de personnaliser l’expérience utilisateur dès le premier accès à la plateforme, en ajustant la page d’accueil avec des éléments spécifiques éditables, offrant un espace personnalisé et informatif, par exemple pour afficher un message de bienvenue, publier des annonces, insérer des liens d’accès vers des fonctions de l’application ou vers des sites externes.

Enfin cette version ajoute dans son interface les actions de suppression des documents et dossiers, seuls ou avec leurs relations, auparavant uniquement accessibles via l’API.

Gestion des délais de traitement

Cette version inclut la gestion des délais de traitement pour les contenus et demandes, avec la possibilité d’appliquer des règles spécifiques et d’intégrer des mécanismes de mise en pause. Cette nouvelle fonctionnalité permet de mieux structurer le flux de travail en définissant des délais précis tout en tenant compte des interruptions ou des pauses nécessaires dans le processus.

Fonctionnalités principales :

Définition des délais : Les utilisateurs peuvent désormais configurer des délais de traitement pour chaque type de contenu ou demande. Ces délais peuvent être fixes (par exemple, un maximum de 4 jours pour traiter une demande) ou flexibles selon les besoins spécifiques de l’organisation.

Il est possible d’exclure les week-ends ainsi que les jours fériés du calcul.

Mise en pause : Cette fonctionnalité permet de suspendre temporairement le traitement d’une demande ou d’un contenu dans certaines circonstances prédéfinies. Par exemple, en cas d’attente d’approbation, de retour d’information d’un tiers, ou pendant les périodes de congés. Le décompte du temps de traitement est ainsi mis en pause pendant cette durée, ce qui permet de repousser la date d’échéance.
Reprise automatique : Une fois les conditions de mise en pause levées (ex. approbation reçue, validation obtenue), le délai de traitement reprend automatiquement là où il s’était arrêté, permettant une gestion fluide et sans perte de temps.
Suivi en temps réel des délais : Chaque étape du processus de traitement peut être suivie en temps réel, avec un affichage clair des délais restants, des périodes de mise en pause, ainsi que des éventuelles extensions de délai.
Clôture automatique : en fonction de l’étape définie d’un processus de traitement.

Amélioration de la sécurité

Gestion des groupes d’utilisateurs

La gestion des groupes d’utilisateurs permet une administration plus efficace et centralisée des autorisations au sein de la plateforme. Cette fonctionnalité vous aide à organiser et à structurer les utilisateurs en groupes, facilitant ainsi la gestion des accès et des permissions pour des niveaux de sécurité plus rigoureux.

Les points clés de cette nouvelle fonction sont les suivants :

Création et gestion de groupes d’utilisateurs : Organisez les utilisateurs en groupes (équipes, départements, rôles spécifiques) afin de simplifier la gestion des autorisations et d’assurer un contrôle plus global.
Permissions centralisées : Attribuez des droits d’accès et des rôles de sécurité à l’échelle d’un groupe plutôt que de gérer chaque utilisateur individuellement, réduisant ainsi les erreurs et facilitant les mises à jour.
Gestion granulaire des accès : Ajustez les permissions par groupe pour différents niveaux de sécurité, que ce soit pour des actions dans les workflows, l’accès à certaines données ou la modification de paramètres sensibles.
Facilité de modification : Ajoutez ou retirez des utilisateurs des groupes en quelques clics, tout en appliquant automatiquement les permissions associées au groupe.

Contrôle des accès

Cette nouvelle version introduit la gestion des droits par ACL (Listes de contrôle d’accès), offrant un contrôle précis et granulaire sur les permissions des utilisateurs. Avec les ACL, vous pouvez définir exactement qui peut voir, modifier, ou effectuer des actions spécifiques sur des ressources ou des contenus, garantissant ainsi une sécurité accrue et une gestion flexible des droits d’accès.

Cette version introduit un mécanisme de gestion des droits sur les actions de workflow, permettant de contrôler précisément qui peut effectuer quelles actions durant le traitement des demandes et la gestion du cycle de vie des contenus.

Inscription des utilisateurs

Dans certains cas d’application, les utilisateurs doivent pouvoir demander un accès aux administrateurs. Il est désormais possible de permettre aux utilisateurs de s’inscrire directement depuis la page de connexion, facilitant ainsi l’accès à la plateforme. Un formulaire d’inscription est accessible depuis l’écran de connexion, qui transmet une demande d’inscription aux administrateurs de l’application. Un workflow permet ensuite de valider la demande et de définir les droits du nouvel utilisateur, par exemple en l’affectant à un groupe. Une fois activé, l’utilisateur reçoit un courriel de notification et doit définir son mot de passe.

Politique de mot de passe

Cette version vous permet désormais une gestion fine de votre politique de mots de passe pour renforcer la sécurité des comptes utilisateurs. Vous pouvez désormais définir

des règles de composition des mots de passe : longueur minimale, présence de caractères minuscules et majuscules, de caractères spéciaux et de chiffres,
la durée de validité des mots de passe,
empêcher la réutilisation de mots de passe déjà utilisés,
bloquer l’authentification après un nombre de tentatives pour une durée définie.

Authentification SSO SAML V2

Cette version implémente l’authentification via SSO (Single Sign-On) SAML v2 permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications interconnectées en ne s’identifiant qu’une seule fois. Cette méthode renforce également la sécurité en centralisant le processus d’authentification, en appliquant des politiques de sécurité plus strictes (comme l’authentification multifacteur) à un seul point d’entrée, tout en réduisant les risques liés au phishing et à la gestion d’identifiants multiples. La norme SAML v2 étant largement adoptée, elle garantit une interopérabilité avec une vaste gamme d’applications d’entreprise.

Côté technique

Connecteur CMIS

Maarch Digital Flow 3.0 offre une intégration poussée avec les systèmes de gestion documentaire grâce à son connecteur CMIS natif. Ce connecteur respecte la norme édictée par l’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), un gage d’interopérabilité et de standardisation reconnu dans l’industrie de la gestion de contenu. En adhérant à cette norme, Maarch Digital Flow assure une communication fluide et transparente avec une variété étendue de solutions de GED compatibles CMIS, qu’elles soient propriétaires ou open source. Cette interopérabilité facilite grandement l’automatisation des processus métier critiques qui s’appuient sur la manipulation et la gestion de documents à travers différents systèmes. Les organisations bénéficient ainsi d’une plus grande flexibilité dans le choix de leurs outils, d’une réduction des silos d’information et d’une optimisation de leurs flux de travail documentaires.

Le connecteur CMIS de Maarch Digital Flow simplifie l’échange de contenu, la gestion des métadonnées, le contrôle des versions et l’application des politiques de sécurité entre les systèmes connectés, contribuant à une meilleure efficacité opérationnelle et à une gouvernance de l’information renforcée.

Stockage objet

Les contenus numériques peuvent désormais être conservés dans un stockage objet S3, offrant une solution évolutive et sécurisée pour la gestion de vos fichiers et données volumineuses.

Stockage illimité : gérez et stockez des fichiers volumineux sans contrainte de capacité.
Haute disponibilité : accès rapide et fiable à vos données grâce à l’infrastructure S3.
Sécurité renforcée : chiffrement des données et gestion fine des permissions d’accès.
Intégration fluide : compatibilité avec les workflows et processus existants pour une utilisation simplifiée.

Pour les administrateurs

Vous pouvez désormais éditer vos fichiers de configuration directement dans l’interface graphique, qui intègre un éditeur de configuration simple et intuitif. En plus d’une meilleure visibilité sur le résultat, l’application contrôle la syntaxe et le respect des règles métier en temps réel, et vous propose même de corriger certaines de vos erreurs automatiquement !

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Cette version introduit aussi :

un nouveau système de branchement des référentiels dans les modèles de données, plus simple et plus intuitif,
un nouveau système de branchement des événements de workflow automatisés, pour plus de souplesse,
des vues masquées permettant de gérer des droits sur des sous-ensemble sans proposer d’accès direct à la liste des tâches,
des options d’adaptation des menus au niveau des utilisateurs et des groupes
des options de personnalisation de l’application (logo, messages et libellés des interfaces…)
un service de health-check pour vérifier que l’application est opérationnelle depuis les clients de données