Guide circuit visa
Le visa est une des étapes du traitement du courrier. L’agent traitant prépare un projet de réponse et demande le visa de sa hiérarchie. Le visa peut-être vu comme un avis que donne la hiérarchie sur le projet de réponse. Cet avis pouvant aller jusqu’à la signature électronique, marquant l’accord total avec le réponse.
Comment configurer un circuit de visa ?
Côté administrateur
La gestion d’un circuit de visa est un service d’administration. Pour autoriser ce service il faut aller dans le menu ->Administration ->Gestion des groupes
→ Configuration du circuit de visa permet à l’utilisateur de définir qui vise
→ Configuration du circuit de visa depuis la fiche détaillée permet de définir qui vise depuis la fiche détaillée
→ Viser les projets de réponse permet à l’utilisateur de viser la réponse
→ Signer les documents permet à l’utilisateur de d’apposer sa griffe ou de signer avec un certificat
→ Imprimer le dossier complet permet à l’utilisateur d’imprimer le courrier principal et toutes les pièces jointes qui sont attachées.
Comment créer un modèle de projet de réponse ?
Tous les projets de réponse rattachés par l’utilisateur traitant peuvent être visés. Cependant, ceux qui auront été créé à partir des modèles auront un affichage plus pratique. Pour créer un modèle de projet de réponse, il faut aller dans le menu->administration->modèles de document
On crée un projet de réponse.
Le lien « Edition du modèle » permet de définir le contenu du modèle. Les différents champs entourés des caractères [] sont des champs de fusion (récupérés de la source de données).
Le nouveau modèle créé est visible dans la liste des modèles disponibles.
Comment créer un projet de réponse ?
Côté utilisateur
L’utilisateur rattache son projet de réponse pour visa et signature. Il définit aussi le circuit du visa (qui vise et dans quel ordre).
On rattache la réponse depuis la page de traitement à partir de l’onglet « Pièces Jointes ». Dans la page de création de la pièce, choisir le type d’attachement, ainsi que le modèle de réponse que l’on souhaite utiliser.
Éditer ensuite le modèle :
Une fois validée, le projet de réponse est rattaché au courrier. On définit un circuit de visa.
La liste des signataires est déterminée par l’administrateur (voir ci-dessus). Choisir les différents signataires à partir de la liste. On peut préciser une consigne pour chaque signataire. Les signataires recevront les courriers chacun à leur tour dans l’ordre établi. Le dernier de la liste est celui qui apposera sa griffe (ou son certificat).
Dans l’image ci-dessus, Robert Renaud reçoit le premier le courrier et le projet de réponse. Une fois qu’il l’a visé, Patricia Petit le reçoit ensuite. Sauvegarder le circuit défini pour qu’il soit pris en compte.
Ne pas oublier de choisir l’action « Envoyer pour e-visa et e-signature ».