Les dossiers
Un dossier permet de classer des documents dans des dossiers et des sous-dossiers.
Ils sont,
- soit accessibles à tous les utilisateurs de l’application,
- soit accessibles uniquement aux personnes du même service que la personne qui a créé le dossier.
Droits pour les dossiers
Tout d’abord, il faut que les utilisateurs aient les droits d’accès aux dossiers.
Pour ce faire, il faut aller modifier le groupe auquel les utilisateurs sont rattachés pour leur donner les droits.
Création de dossiers
Pour accéder à la page de création des dossiers :
- Ouvrez le menu principal
- Cliquez sur “Création de dossier”
Vous arrivez sur la page suivante :
- Choisissez le type de dossier
- Saisissez son numéro (Identifiant)
- Saisissez son nom
- Cochez “Rendre ce dossier uniquement accessible à votre service” si vous souhaitez que seul votre service y ait accès.
- Cliquez sur [Valider] pour créer le dossier.
Vous êtes alors renvoyé vers la fiche détaillée du dossier nouvellement créé.
Si l’identifiant ou le nom du dossier existe déjà, le système vous avertit avec le message d’erreur suivant :
Création de sous-dossiers
Un sous-dossier est rattaché à un dossier principal. Il n’existe pas de limite en termes de nombre de sous-dossiers rattachés à un même dossier principal.
La notion de sous-dossiers est pertinente lorsqu’il existe plusieurs déclinaisons d’un ensemble, rattaché à un dossier.
- Par exemple:
- Un sous-dossier « sous-traitant » rattaché à un chantier (il existe plusieurs sous-traitants)
- Un sous-dossier « contrat d’assurance » rattaché à un dossier client (le client détient plusieurs contrats d’assurance de type différents)
Etc….
La procédure de création d’un sous-dossier est identique à la procédure de création de dossier :
- Après avoir sélectionné le type de dossier voulu,
- Sélectionner le dossier « père » auquel vous désirez associer le sous-dossier.
- Enfin cliquez sur [Valider] pour créer le dossier
Vous êtes alors renvoyé vers la fiche détaillée du dossier nouvellement créé.
Important :
Le nom du sous-dossier doit contenir les informations permettant d’ identifier le dossier parent pour faciliter la recherche ultérieure ou lors l’enregistrement d’un document dans un sous-dossier.
"Nom : RESIDENCE ISLE > SST DUPONT"
signifie
"Sous-traitant DUPONT attaché au dossier Résidence des Isles" .
Création de dossiers à partir de la page d’indexation
Lors de l’indexation ou de qualification, il est possible de créer un dossier si les droits ont été attribués à votre groupe.
Pour ce faire, compléter le formulaire de la page d’indexation ou de qualification.
puis dans “Informations complémentaires”, cliquez sur le 
.
Un formulaire s’ouvre à gauche vous permettant de créer un dossier.
La création du dossier est identique à la création expliqué plus haut.