Créer un courrier départ spontané
Le courrier départ spontané permet d’enregistrer un courrier initié par la structure.
Pour ce faire, il faut au préalable créer un modèle de courrier depuis l’administration qui sera utilisé pour créer le courrier départ.
Création du modèle
–> Se connecter en tant qu’administrateur fonctionnel ou superadmin
–> Accéder à l’administration des “modèles de document” puis cliquer sur le “+” pour créer un nouveau modèle
–> Renseigner le nom du modèle et sa description
–> Choisir " Pièces jointes " comme cible du modèle.
–> Utiliser “Courrier départ spontané” comme type d’attachement.
–> Choisir " [réponse] Informations du courrier entrant " pour la Source de données.
–> Éditer votre document puis choisir le ou les services auxquels on souhaite associer le modèle avant de l’enregistrer.
Le modèle rajouté est enregistré dans la liste des modèle.
Créer votre courrier départ spontané
–> Choisir " courrier départ " dans la catégorie.
Compléter le formulaire d’indexation et enregistrer le courrier.
Associer le courrier départ à l’enregistrement
Après l’enregistrement du courrier, la fiche détaillée apparaît sur l’écran. Sur cette fiche Aller dans l’onglet “Pièces jointes”.
Créer une pièce jointe en cliquant sur le bouton " Créer une pièce jointe "
Un formulaire apparaît à gauche avec le document “Aucun fichier joint” sur la droite.
–> Choisir " Courrier départ spontané " pour le type d’attachement.
–> Ensuite sélectionner le modèle précédemment créé.
–> Compléter ensuite le modèle en cliquant sur " Éditer ", fermer l’éditeur pour enregistrer le modèle modifié.
–> Valider l’insertion de la pièce jointe.
L’application redirige sur la page de traitement, Le document " Aucun fichier joint " a été remplacé par le modèle édité.
–> Valider la page de traitement. Le courrier départ spontané est enregistré. Si aucun traitement particulier ne doit être fait pour ce courrier, vous pouvez le clôturer.