Changelog Maarch Courrier 1.4

Date de sortie : 04/2013

CONTRIBUTEURS DE CETTE VERSION :

  • SICTIAM
  • Ministère de l’Intérieur
  • CA de Blois / Agglopolys

Un grand merci à Pierre Pintaric (SICTIAM), Frédéric ZERR (Minint), Sandrine BRIAUD (Blois) pour avoir consacré du temps et de l’énergie à l’enrichissement et la mise au point de cette version.
Merci aussi à tous nos clients et partenaires !

NOUVEAUTÉS :

Nouveau module Records Management

  • Enregistrement et échange d’archives en utilisant des messages XML basés sur SEDA 1.0 (Standard d’Echange des Données d’Archive).
  • Création des messages d’achnage d’archives et rattachement des ressources numériques en utilisant l’applet Java.
  • Workflow pour contrôler et accepter / rejeter les messages et les archives reçues de systèmes tiers / organisations.
  • Import des messages avec règles de contrôle technique et métier, versement des nouvelles ressources et génération automatique des accusés de réception.
  • Ajout d’une nouvelle collections pour les messages, les archives et les journaux.
  • Ajout de nouvelles corbeilles et actions de gestion des archives et des messages.
  • Gestion des organisations archivistiques et des rôles (Transfert, production, contrôle).
  • Gestion des accords entre les organisations archivistiques.
  • Tableaux de gestion (durée de conservation, sort final).

Nouveau module Fileplan

  • Ajout de service pour créer et utiliser des plans de classement liés à l’organisation et personnels (par utilisateur).
  • Fonction de gestion des positions en arborescence pour représenter la hiérarchie des concepts et mots.
  • Ajout d’un service pour classer les documents sur une ou plusieurs positions utilisant le plan de l’organisation ou le classement personnel.
  • Possibilité de parcourir l’arborescence du plan et de trouver les documents.

Nouveau module Sendmail

  • Ajout d’un service d’envoi d’e-mails pendant le flux de travail, à partir des pages de traitement et de déttail.
  • Possibilité de choisir les destinataires, copies, et copies cachées à partir du répertoire des utilisateurs, ses contacts ou par saisie.
  • Saisie du corps au format texte ou HTML utilisant un éditeur embarqué WYSIWYG.
  • Possibilité de joindre au message le document, ses pièces jointes et les notes de traitement.
  • Ajout d’un registre de tous les mails envoyés à partir du document.

Nouveau module photo capture

  • Capture de photographie à partir d’une caméra sur les pages d’indexation.

Entités / Diffusion

  • Types de listes de diffusion:
  • Gestion de types de listes de diffusion pour regrouper des listes par domaine d’activité.
  • Livraison de types systèmes réservés “par entité”, “par type de document” et “par type de dossier” avec un lien avec les objets associés.
  • Possibilité de définir les rôles utilisateur disponibles pour chaque type de diffusion en utilisant des groupes d’utilisateurs.
  • Livraison de types systèmes réservés “dest” et “copy”.
  • La gestion des modèles de liste de diffusion n’ets plus restreinte à un rattachement par entité et aux rôles “dest” et “copy” grâce au nouveau concept de type de liste.
  • Nouvelle configuration ajoutée pour les actions (indexation, validation) pour déclarer les types de listes de diffusion disponibles pour diffusion.
  • Aucun changement perceptible dans la gestion du courrier de la collection LETTERBOX.
  • Élément de la liste visible / invisible:
  • Possibilité d’afficher / cacher les documents envoyés aux utilisateurs de la liste de diffusion à un moment donné avec une propriété «visible» sur chaque entrée de la liste de diffusion, qui doit être utilisé sur la clause de la corbeille.
  • Ce nouvel indicateur est utilisé pour créer des workflows séquentiels en déplaçant la visibilité d’un utilisateur au suivant dans la liste.
  • Traitement par étape du workflow séquentiel:
  • Ajout d’une nouvelle action pour traiter les flux de diffusion séquentiels.
  • Configuration de l’action sur la corbeille: on déclare le rôle dans la liste de diffusion qui doit être traité et le statut final lorsque plus aucun utilisateur n’est disponible pour le rôle donné.
  • L’action «Traiter l’étape» effectuée par l’utilisateur masque automatiquement transmet le document à l’utilisateur suivant dans la liste.
  • Le dernier utilisateur de la liste qui traite provoque le changement de statut ​​et permet potentiellement de démarrer une nouvelle séquence sur un nouveau rôle d’utilisateur.

Baskets / Corbeilles de dossiers

  • Possibilité de configurer des corbeilles de dossiers.
  • Nouvelles listes de résultat pour les corbeilles de dossiers et la recherche de dossier.
  • Actions supplémentaires pour des workflows dossier (indexation, redirection, changement de statut).

Apps/Contacts

  • Les contacts peuvent désormais être créés et mis à jour sur les pages d’action d’indexation et de validation.
  • Les coordonnées des contacts peut être déclarées comme “confidentielles” et par la suite elles ne seront pas affichées aux utilisateurs s’ils ne sont pas propriétaires du contact.
  • La recherche de contact peut maintenant utiliser plusieurs arguments (séparés par un espace) et qui sont indépendamment recherchés sur le nom, prénom, et la société.
  • Les résultats afichés sont triés par pertinence.
  • Contacts dupliqués: Ajout d’un nouveau panneau d’administration pour rechercher des contacts en doublon.
    Possibilité de supprimer les doublons et de réaffecter les documents au contact original choisi.

Divers

  • Listes de résultats: Changement des modèles de liste et du système de modèles pour le contenu des corbeilles, historique, notes, e-mails.
  • Comprend des boutons d’accès direct aux fonctions sur une barre d’outils en haut. Filtrage et tri matérialisés sur la liste.
  • Choix du statut au cours du workflow: Capacité à configurer et utiliser une liste de statuts étendue à l’action “traitement”.
  • Gestion de documents d’entreprise: Ajout d’une nouvelle collection nommée «business» pour gérer les flux de factures, commandes, contrats, ressources humaines.
  • Ajout de nouvelles actions pour l’indexation, validation et traitement. Utilise les nouvelles fonctionnalités de listes de diffusion et de workflows séquentiels.
  • Archivage des documents d’entreprise: Ajout d’un nouvelle collection pour l’archivage des documents et états de l’entreprise comme les factures des clients, les états comptables, etc.
  • Utilise le module externe autoimport et le module autofoldering.
  • Réponses courrier: Le numéro de chrono est désormais aussi calculé pour les réponses et fusionné sur les modèles de réponse.
  • Compteur de documents sur les corbeilles: le nombre de documents indiqué dans la liste des corbeilles est désormais calculé de manière asyncrhone pour améliorer les performances.
  • Note de traitement: Supprimés. Le module “Notes”, qui propose des fonctionnalités avancées d’annotation, est bien plus pertinent.
  • Initiateur : Enregistrement du service initiateur du courrier (entité primaire de l’utilisateur “typist”).
  • Paramètres : Nouveau panneau d’administration des paramètres.
  • Indicateur de pièce jointe: Une icône trombone indique la présence de pièces jointes sur les documents dans les nouvelles listes de corbeille.

Correctifs

  • Recherche en texte intégral et accents: Problèmes avec les accents et les caractères spéciaux. Intégration d’une nouvelle version de Lucene compatible avec un encodage UTF-8.
  • Choix de l’état dans l’action qui ne s’applique pas: Création d’une valeur réservé (UNCHANGED) pour configurer une action et déclarer que le statut du document/dossier ne doit pas être modifié après l’action. Il permet au statut ​​d’être sélectionné sur la page d’action et pas comme résultat de l’action.
  • Bouton retour de la page Détails: correctif sur le bouton qui ne fonctionnait pas correctement.
  • Oracle : Correction de quelques requêtes pour être complètement compatible SQL-92.
  • Date limite de traitement réinitialisée: Correction, la date est maintenant effacée lorsque la date limite est désactivée. La date limite de traitement reste identique entre la page d’indexation et la page de validation.
  • Problèmes divers sur la page de qualification: Page d’action supprimée et remplacée par la page de validation similaire.

========== ENGLISH VERSION ==========

NEW MODULE RECORDS MANAGEMENT

Record and exchange archives using XML messages based on SEDA 1.0
(Standard d’Echange des Données d’Archive). Creation of archive
exchange messages and attachment of digital resources using JAVA applet.
Workflow to control and accept/reject message and archives recieved from
third party archival systems/organizations Import of messages with
technical and business control rules, record of new resources and
automatic generation of the ackonwledgement messages. Added new
collections for messages, records, and logs. Added new baskets and
actions to manage records and messages. Management of archival
organizations and roles (Transfer, Archival, Originating, Control
Authority). Management of archival agreements between organizations.
Management of archival schedule (retention time, disposal).

NEW MODULE FILEPLAN

Added service to create and use file plans at organization and user
level. Ability to organize positions on a tree to represent broader and
narrower concepts. Added new service Classify documents on one or
several positions using the user’s organization or personal file plan.
Ability to browse the plan tree and find the documents.

NEW MODULE SENDMAI

New service to send e-mails during the workflow, on process page and
detail page. Ability to choose recipients, Ccs, and Bccs from internal
users, contacts or input addresses. Ability to write body in text format
or using HTML WYSIWYG inplace editor. Ability to attach master resource,
resource attachments and notes. Added a record of all e-mails sent
related to the document on detail and process pages.

NEW MODULE PHOTO CAPTURE

Capture photos as digital resource for indexation.

ENTITIES / DIFFUSION

Diffusion list types : Manage diffusion list types to gather lists by
business domain. System reserved types delivered are ‘by entity’, ‘by
document type’ and ‘by folder type’ with a link with related objects.
Define available user roles for each diffusion type using user groups.
System roles delivered are ‘dest’ and ‘copy’. Manage diffusion list
models out of the old restricted ‘entity’ scope and old restricted
‘dest/copy’ roles using the newly added diffusion list type concept. New
configuration added for actions (indexation, validation) in order to
declare the diffusion list types available for diffusion. No change can
be seen on the workflow of the LETTERBOX collection though.

List item visible/unvisible: Ability to show/hide documents sent to
users of the diffusion list at a given time with a ‘visible’ property on
diffusion list item that should be used on the basket clause. This new
flag is used to create sequential workflows by moving the visibility
from one user in list to the next one.

Process sequential workflow steps: new action to process sequential
workflows. Configure the action on basket : the user role in diffusion
list to be managed and final status when no more user available for
given role. The action ‘process step’ done by user automatically hides
the document (visible = N) and makes the document visible for the next
user in list. The last user in list triggers the chnage of status and
allows to start a new sequence on a new user role.

BASKET / FOLDER BASKETS

Ability configure baskets for folders. New result lists for folder
baskets and folder search. Added actions for folder workflows (index,
redirect, change status).

APPS / CONTACTS

Contacts can now be created AND updated on indexing and validation
action pages. Contacts coordinates can be declared as “confidential” and
then will not be shown to users if they are not the contact owner.
Search of contact on autocompletion can now use several arguments
(separated by a space) and that are independantly searched on firstname,
lastname and company name. Results are sorted by pertinence. Duplicated
contacts: new administration panel to search for duplicated contacts.
Ability to delete duplicates and reaffect documents to the original
valid contact.

MISC

  • Result lists : Changed list templates and template system for basket
    contents, history, notes, e-mails. Includes buttons for direct access to
    functions on a top toolbar. Filter and order shown on the list.

  • Choice of status during workflow : Extended the ability to configure and
    use a list of statuses on basket action “process”.

  • Business document management : Added new collection named “business” to
    manage workflow of invoices, orders, contracts, human resources. Added
    new actions for indexing, validate and process. Uses the new features of
    diffusion lists and sequential workflows.

  • Business document archival : Added new collection named “res” to archive
    business documents and reports of the organization like customer
    invoices. Uses the autoimport external module and the autofoldering
    module.

  • Letterbox answers: Chrono number is now computed for answers and merged
    on templates.

  • Basket count : number of documents on the baskets shown in basket list
    is now retrieved by an asyncrhonous request to improve performances

  • Process notes : removed. The module “Notes” can be used to add notes.

  • Initiator : Record the initiator service (primary entity of user) on
    metadata.

  • Parameters : New administration panel for parameters.

  • Attachments in result lists: A paper clip inidcates that the document
    has attachments.

FIXES

  • Fulltext search and accents: Problems with accents and special
    characters. Integration of a new release of Lucene Fulltext Engine
    compatible with UTF-8 encoding.

  • Choice of the status in action not applied : Created a new system value
    (UNCHANGED) to configure action and declare that the status of the
    record must not be changed after action. It allows the status to be
    selected on the action page.

  • Details page button to go back to search: fixed a button not working
    properly.

  • Oracle : Fixed several queries to be fully SQL-92 compliant

  • Process limit date not reset after activation/desactivation: fixed, date
    is now erased when proces limit date unchecked. Process limit date
    desactivated on indexation remains when opening validation page.

  • Various problems on Qualify_mail: Action page suppressed and replaced by
    similar Validate_mail.

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